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準備するもの
報道用資料
マスコミ向けのステイトメント、会社概要、など記者の関心にこたえる資料を準備しましょう。 50名ほどの出席予定者がいたら、少なくとも70部ほど、報道用の資料は準備してください。３～５割り増しで用意しておくと安心です。また、報道用の資料は、記者や来客用だけでなく、スタッフ用も準備しておきましょう。社印のあるレターヘッドやファイルがない、簡単なモノクロコピーでも十分です。この報道用の資料には、プレゼンテーション用の資料も入れておきましょう。できれば、記者会見前に渡しておきたいものです。記者に情報を分かりやすく、正確に伝えることが目的の記者会見で、スクリーンの内容をメモするので、いっぱいで発表者の話を聞き取れない、ということがあっては、大変です。
テントカード・名札
発表者の前に置く名前の書かれたカードをテントカードといい、社名・肩書き・名前を書きます。肩書きが長すぎる場合は、社名と名前だけでも問題ありません。 また、出席者が少ない場合（20名以内）であれば、あらかじめ出席予定者の名前と社名を入れた名札を用意しておくのもよいでしょう。
ギブアウェイ（おみやげ）
とくに必要であるわけではないので、そのときの会見の内容にあわせて、ギブアウェイをわたすか検討しましょう。下記にギブアウェイの例を記します。参考にしてください。「会社のロゴ入りグッズ」 ボールペン、メモ・ノートパッド、マウスパッド、マグカップ、クリップ、付箋、など一つか、二つ･三つを組み合わせるのが一般的。
「商品」
記者会見で発表された商品や、同じ企業の別の商品など。
「会場のお菓子詰め合わせ」
ホテルで開催される場合は、そのホテルのお菓子詰め合わせなどを配る。
ただし、お酒、食品、金券(車代など現金を含む)といったものは、記者からももらって困ったという意見があるようです。ギブアウェイは、軽くて、かさばらず、すぐになくなるもの、といったものが喜ばれるでしょう。
想定問答集
想定問答集は、質問が膨大な数になる可能性もありますから、難しい質問に限定しておくのがいでしょう。さらに、メディアトレーナーのような第3者を入れると、社内だけでは気づかなかったさまざまな指摘を受けることができます。会見に来る記者はさまざまです。発表企業の業界や、サービスにかんして知識を持っている記者ばかりではありません。業界紙の記者ならともかく、一般紙や雑誌、テレビなどメディアになるとことさらです。しかし、会見の場になると「わかりきった」質問がでて、それに答えられず、しどろもどろしてしまうこともあるのです。「わかりきった」質問と思うことでも、部外者の視点からすると、読者や視聴者が知りたいポイントだったりします。第3者的な視点はぜひともひつようでしょう。このような積み重ねが、長い目で見た「企業イメージ」の向上につながるのです。
アンケート
アンケートは、ぜひ書いてもらいましょう。今後の広報活動に活用できます。アンケート用紙は、報道用資料と一緒に入れましょう。途中で退席する記者からも、帰るまでに書いて渡してくれる場合があります。
アンケート内容はA4一枚程度でシンプルにするように心がけてください。また、その記者会見の内容に沿ったものにしましょう。いろいろと聞きたいことはあると思いますが、あれもこれもと盛り込むとかえって、書いてもらえなくなります。さらに、当日記者会見の際に、司会者から一言「今後の記者会見のためにもご意見をください」とアンケートへの協力を求めるのがよいでしょう。
招待状
先にも触れましたが、記者への招待状は、記者会見当日の2週間前にしましょう。それより後でも、前でも、予定が立たなかったり、埋まっていたりするので、このあたりが一般的です。招待状は、FAXやメールで送ればよいでしょう。
A4一枚程度で、会見のタイトルと大まかな内容（細かく書くと、事前に記事にされてしまうおそれがあります）、日時、場所、発表者くらいを簡単に記しましょう。そして、一番下には、返信票をつけましょう。返信票には、媒体名、氏名、同伴者数などを書いてもらいます。返信の締め切りは、一週間前から3営業日前くらいでよいでしょう。
出欠リスト
出席予定者と媒体名、同伴者数を表にまとめた出欠リストを作成しましょう。そして、関係各所に、メールなどで知らせると良いでしょう。出席状況の情報を共有しておきましょう。
